お断りする時に必要な考え方
お断りの文章を書く際には、下記のポイントを意識することで、より丁寧で誠実なお断りになるでしょう。
明確な断り文句を使う
曖昧な表現や、お断りの気持ちが伝わりにくい表現は避けましょう。
例えば、「都合が悪い」「時間が取れない」などの表現よりも、「申し訳ありませんが、今回はお断りさせていただきます」などの表現の方が、断りの意思が明確に伝わります。
理由を説明する
断りの理由を説明することで、相手に失礼な印象を与えずにお断りすることができます。
ただし、理由を説明する際には、嘘や他人のせいにするようなことは避けましょう。
相手を気遣う
断りの文章を書く際には、相手を気遣う言葉を添えると良いでしょう。
例えば、「お忙しいところ、お時間をいただき申し訳ございません」や
「次回、ご縁がありましたら、ぜひよろしくお願いいたします」
などの言葉を添えることで、より丁寧なお断りになります。
簡潔に書く
断りの文章は、簡潔に書くことを心がけましょう。
長々と書くと、相手に退屈な印象を与えてしまう可能性があります。
断りの文章の型
断りの文章にはよく使われる型があります。
①挨拶
②感謝の気持ち
③断りの理由
④相手を気遣う言葉
⑤結び
例えば、以下のようなものです。
お世話になっております。
この度は、ご多忙のところ、お時間をいただきまして、誠にありがとうございます。
先日、ご連絡いただいた件ですが、誠に申し訳ございませんが、今回はお断りさせていただきます。
理由としましては、現在、他のプロジェクトに携わっており、時間的に余裕がない状況です。
お忙しいところ、ご連絡いただきありがとうございました。
次回、ご縁がありましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
敬具
断りの文章を書く際には、上記の型を参考にして、丁寧で誠実なお断りになるように心がけましょう。
なかなか書きにくい断りの文章だけどAIの力を借りると気持ちが伝わる文章が書けるんだ。
「断る文章」ツールとは
相手からの要望を入力するだけでそれをお断りする文章が生成されます。
お相手の文章をそのままコピペするのもオッケーです。
「断る文章」ツールは生成ツールにある「メール」カテゴリーの中にあります。
ツールをクリックすると文章生成画面が表示されます。
「例文を入力する」へ相手の要望を入力します。
例文を入力したらあとは文章の雰囲気を設定しましょう。
「丁寧」「カジュアル」「大胆」
の3種類から選択します。
あとは、「作成する」ボタンを押すだけです。
相手の文章を入力するだけでお断りの文章を書いてくれるんだ
「断る文章」ツールを使ってみた
今回はこんな文章で試してみます。
★例文
件名：同窓会のお誘い
こんにちは！〇〇校の同窓会を開催することになりました。久しぶりにみんなで集まって、楽しい時間を過ごしませんか？日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時 場所：〇〇ホテル 会費：〇〇円（当日お支払いください） ご出欠のご回答は〇月〇日までにお願いいたします。お忙しいところ恐縮ですが、ぜひ参加していただけますようお願い申し上げます。
「例文を入力する」に入力して「作成する」ボタンをクリックします。
文章の雰囲気は「丁寧」を選択します。
こんにちは！〇〇さん、同窓会のお誘いいただき、ありがとうございます。
とても楽しそうだし、久しぶりにみんなに会えたら嬉しいと思います。
ただ、私は今忙しくて、その日程に参加することができません。
また、会費の支払いも考えると、財政的にちょっと難しい面もあります。
ごめんなさい。
それでも、たくさんの友人が集まることを祈ります。
良い時間をお過ごしください！また機会があればぜひ声をかけてください。
ありがとうございました！
※「断る文章」ツール使用
※文章の雰囲気「丁寧」設定
※１クレジットを消費します
少しおかしいなとか変な場合は「さらに作成」ボタンをクリックすることで何度でも書き直してくれます。※クレジットは必要です。
いかがですか？
例文で○○○の表記で入力していますが、実際は名前や時間を入力します。
ひな型としてこんな文章が数十秒で出てくればサクッと使えますね。
この文章にご自身の文章をちょっとだけ添えればもっと気持ちが伝わります。
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